Dowody księgowe - co to takiego?!

 

    Dziś będzie dla Was dawka podstawowej wiedzy na temat dowodów księgowych. Zacznijmy od wyjaśnienia, co to takiego jest dowód księgowy. Jest to dokument źródłowy, który stanowi podstawę do zapisów księgowych, pozwala na odnotowanie dokonanych operacji gospodarczych.  Pamiętajcie, że nie każdy dokument może być dowodem,  aby dany dokument móc sklasyfikować jako dowód księgowy to musi on spełniać określone wymagania. Najważniejsze to, aby zawierał określone elementy, które są niezbędne do odzwierciedlenia operacji gospodarczej. Dodatkowo musi być kompletny oraz nie zawierać błędów rachunkowych. 

    Aby poznać dokładniej elementy dowodu księgowego, warto przyjrzeć się art.21 ustawy o rachunkowości w którym je dokładnie opisano. Według ustawy prawidłowy dowód księgowy musi zawierać poniższe elementy:

,, 1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;

2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;

3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;

4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;

5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;

6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.”

A teraz bardziej proste objaśnienie wybranych elementów:

1.Rodzaj dowodu i jego numer identyfikacyjny – np. rodzaj dowodu to faktura, a numer identyfikacyjny to numer księgowy, który odpowiada danemu zaksięgowanemu dowodowi w księgach rachunkowych.

2. Określenie stron – to nic innego jak nazwy i adresy podmiotów między którymi dochodzi do operacji gospodarczej.

3. Opis i wartość operacji – szczegółowy opis operacji oraz jej wartość, najlepiej także w jednostkach naturalnych. 

Dalej to dla Was czarna magia?!  Myślę, że jeżeli przejdziemy do rodzajów dowodów księgowych, to będzie to łatwiejsze do zrozumienia. Do głównych kategorii zaliczamy takie rodzaje jak:

- dowody zewnętrzne własne to między innymi faktury sprzedaży, różnego rodzaju korekty faktur sprzedaży, paragony fiskalne, dokumenty kasowe, czy też wystawiane noty odsetkowe czy obciążeniowe

- dowody zewnętrzne obce tu możemy zaliczyć takie dokumenty jak faktury zakupu, różnego rodzaju korekty faktur zakupu oraz rachunki oraz noty od kontrahentów

- dowody wewnętrzne to nic innego jak np. różnego rodzaju delegacje pracowników, listy płac czy polecenia księgowe.

    Dowody księgowe są bardzo ważne szczególnie kiedy prowadzisz działalność. Dzięki nim możesz sporządzić dokładne sprawozdania finansowe oraz nie martwić się o problemy z urzędem skarbowym, ponieważ pozwalają one na przestrzeganie przepisów podatkowych. Pamiętajcie, że każdy dowód księgowy musi być prawidłowo sporządzonym dokument źródłowy, który odzwierciedla konkretną operację gospodarczą występującą w danej jednostce.  Jeżeli odpowiednio wystawiony został dowód księgowy to może stanowić podstawę  do ujęcia go w odpowiedniej ewidencji.