Źle wystawione faktura i co teraz?!

    Dziś w moim wpisie, chciałabym skupić się na temacie faktur. Myślę, że dla każdego

kto prowadzi firmę jest to istotna kwestia. Pewnie wielu z Was miało sytuację, że faktura

zawierała błędy. I co wtedy? Pojawiał się stres, strach i pytanie ,,co ja teraz zrobię?”. Nie ma

powodów do obaw, ponieważ w większości przypadków to nie koniec świata i są na to

rozwiązania.

    Faktury to rzecz powszechna przy prowadzeniu firmy. Jest ona obowiązkowa przede

wszystkim dla przedsiębiorców, którzy zawierają umowy z klientami, czy kontrahentami.

Służy ona do potwierdzenia wykonania transakcji w firmie. Wystawiając faktury, należy

pamiętać, że każda musi być wystawiona w dwóch egzemplarzach. Jednak nie ma

obowiązku dopisywania, która z nich została stworzona pierwotnie. Mając wiele spraw ,,na

głowie” zdarza się czasem, że w fakturze znajdzie się jakiś błąd. Jest na to rozwiązanie, ale

aby skorygować dokument trzeba dokładnie pamiętać o przepisach podatkowych.

    W moim dzisiejszym wpisie w skrócie wyjaśnię, w jaki sposób można dokonać

korekty w przypadku dwóch najczęściej spotykanych sytuacji. Jednak przed tym istotne

będzie zaznajomienie Was z pojęciami takimi jak: nota korygująca oraz faktura korygująca.

Nota korygująca jest zawsze wystawiana przez nabywcę danej faktury. Może ona

dotyczyć tylko błędów związanych z częścią opisową na fakturze, ale nie kwotą transakcji!

Taka nota powinna przede wszystkim zawierać :

-tytuł ,,nota korygująca”,

-datę wystawienia i kolejny numer noty,

-dane spisane z faktury, na podstawie której jest wystawiana,

- numery NIP, adresy, imiona i nazwiska nabywcy i podatnika

- korygowana treść wraz z jej potrwaną treścią.

Nota zazwyczaj nie jest dokumentem księgowym, a osoba, która wystawiła pierwotną

fakturę musi zaakceptować notę ( potwierdzenie papierowe, lub elektroniczne).

Natomiast faktura korygująca zawsze wystawiana jest przed sprzedawcę.

Korygowane są błędy wynikające ze złego wskazania ilości, wysokości kwot, czy podatku na

fakturze. Podlegają tu wszystkie błędy, również te, które poprawia nota. Powinna ona

zawierać:

- oznaczenie tytułem „faktura korygująca” lub „korekta”

- datę wystawiania oraz kolejny numer faktury,

- korygowane dane wraz z prawidłową treścią poprawianych pozycji,

- podanie przyczyny korekty,

- korekta wypływająca na zmianę kwoty podatku należnego bądź zmianę podstawy

opodatkowania, wówczas faktura korekta musi zawierać kwotę korekty podstawy lub podatku

należnego wraz z podziałem na kwoty, które dotyczą poszczególnych stawek podatku oraz

sprzedaży zwolnionej.

Tego typu faktura musi być zaksięgowana, a wystawiona musi być niezwłocznie po

zaistnieniu błędu. Maksymalny termin wystawienia faktury korygującej to 5 lat – liczone od

końca roku kalendarzowego, w którym minął termin zapłaty podatku.

    Teraz możemy przejść do rozwiązań w trzech przypadkach, kiedy musimy dokonać

zmian na fakturze lub chcemy ją całkowicie anulować.

1. Jeżeli popełniłeś błąd, który dotyczy części opisowej, czyli tej która nie jest związana

z kwotą dokonanej transakcji, to wtedy musisz wystawić notę korygująca lub

dokument korygujący dane formalne. Natomiast jeżeli błąd znajdzie sprzedawca

jeszcze za nim dokument otrzyma nabywca, to wtedy najlepiej wystawić

dokumentację korygująca – dokonanie zmian w części opisowej faktury.

2. Jeżeli popełniłeś błąd dotyczący kwoty transakcji to sprzedawca musi wystawić wtedy

fakturę korygująca, a nie notę księgowa.

3. Ostatni przypadek to anulowanie faktury. Czy jest to możliwe? Oczywiście, że tak ale

w przypadku danych sytuacji. Można anulować, ale muszą być zachowane dwa

warunki:

-transakcja nie doszła do skutku,

-faktura Vat nie jest jeszcze w obiegu prawnym.

    Mam nadzieję, że dzisiejszy wpis okazał się dla Was przydatny. Jeżeli

potrzebujecie pomocy związanej z fakturami lub innymi sprawami księgowo-

kadrowymi to serdecznie zapraszam do współpracy z moim biurem.